POLA ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN



A.   BUKU INDUK/ BUKU INVENTARIS
1.     Inventarisasi Buku
Bila buku atau bahan pustaka lain yang akan menjadi koleksi perpustakaan tiba di perpustakaan, baik bersumber dari pembelian maupun hadiah, maka dilakukan :
a.     Pengecekan buku atau bahan pustaka lain
Bahan pustaka khususnya buku yang diserahkan ke unit pengadaan/ pengolahan bahan pustaka yang berasal dari berbagai sumber itu, perlu dilakukan pengecekan ulang. 
Pengecekan terutama lebih ditekankan pada fisik buku seperti : jumlah nomor halaman dan urutannya, ketepatan pengarang maupun kekuatan jilidan buku, apabila ditemukan buku-buku dengan jilidan kurang kuat, lebih baik dilakukan jilidan ulang sebelum buku-buku tersebut siap diproses.

Khusus bagi bahan pustaka yang bersumber dari pembelian, cocokkan bahan pustaka yang diterima dengan daftar pengantar, catat jika ada cocok, selesaikan dahulu sampai semuanya cocok, baru diproses lebih lanjut.

administrasi perpustakaan

b.     Pencantuman Identitas
Semua bahan pustakan dalam hal ini khususnya bahan tercetak harus diberi tanda identitas pemilikan. Tanda ini lazimnya berupa stempel yang memang khusus didesain untuk pemberian tanda identitas pada bahan tercetak. Ada dua macam stempel identitas yaitu :
·        Stempel identitas berupa stempel memanjang untuk distempelkan pada sisi buku sebelah luar
·        Stempel identitas berupa Stempel Pendek

c.      Pemberian nomor induk
Setelah buku distempel, buku tersebut dicatat dalam buku induk. Buku-buku didaftarkan menurut tanggal terima. Setiap eksemplar buku memiliki nomor urut/induk tersendiri, hal ini untuk memudahkan kita mengetahui jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Misalnya buku Ensiklopedia Americana ada 30 volume/jilid, berarti harus tersedia 30 nomor induk, satu volume/jilid satu nomor induk.

Sebaiknya untuk buku pembelian, hadiah atau hasil tukar menukar mempunyai nomor induk tersendiri. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pengecekan, dalam mencatat nomor induk pada buku itu sendiri.

2.     Inventarisasi Buku (Surat Kabar, Majalah, dan Buletin)
Setiap koleksi berkala yang menjadi milik perpustakaan terlebih dahulu dibubuhi stempel perpustakaan, kemudian didaftar/diinventarisir pada kartu yang dibuat dari karton manila berukuran 23x18 cm.

3.     Inventaris Guntingan Surat Kabar atau Majalah (Kliping)
Guntingan sarat kabar atau majalah hendaknya dihimpun dalam map atau sejenisnya amplop besar. Pada bagian luar map atau amplop besar diberi catatan mengenai subjek atau bidang ilmu pengetahuan guntingan tersebut dan nomor klasifikasi.

Map atau amplop ini sebaiknya disusun dan ditempatkan pada suatu tempat, misalnya pada file vertikal atau kotak.penyusunan dapat diatur menurut abjad subjek atau menurut nomor klasifikasi subjek.


B.   BUKU PENGUNJUNG
Buku ini memuat tentang data pengunjung yang datang ke perpustakaan dan membedakan antara jenis kelamin maupun status / golongan buku ini memuat kolom-kolom antara lain :
·        Nomor : untuk mengetahui jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan.
·        Tanggal : diisi pada waktu datang ke perpustakaan.
·        Nama : nama pengunjung itu sendiri.
·        Jenis kelamin : diisi jenis kelamin pengunjung untuk membedakan antara laki-laki dan perempuan.
·        Kelas/status : diisi untuk membedakan antara (bagi perpustakaan sekolah) dan untuk perpustakaan masyarakat diisi status misal : mahasiswa, pelajar, pegawai, dsb.
·        Keterangan : diisi bila diperlukan (bisa juga diisi pesan-pesan atau kesan, dll)


C.   BUKU PEMINJAM
Buku ini mencatat tentang data peminjam dan buku yang dipinjam di perpustakaan. Buku ini memuat tentang kolom-kolom antara lain :
·        Nomor : untuk mengetahui banyak peminjam yang meminjam buku di perpustakaan.
·        Nama : diisi nama si peminjam
·        Kelas : untuk mengetahui kelas si peminjam
·        Judul buku : diisi judul buku yang dipinjam
·        Nomor inventaris : diisi sesuai dengan nomor inventaris yang telah dicantumkan dalam buku
·        Tanggal pinjam : diisi tanggal saat meminjam
·        Tanggal harus kembali : diisi buku itu harus mengembalikan tanggal berapa, sesuai dengan ketentuan yang berlaku
·        Tanggal kembali : diisi pada saat mengembalikan buku itu
·        Keterangan : diisi dengan tanda tangan atau lainnya

Sistem Peminjaman
Sistem peminjaman yaitu serangkaian cara pencatatan peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka dengan aturan-aturan tertentu :
1.     Sistem Buku Besar
Sistem sewa atau peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka memakai catatan buku besar. Nama peminjam dicatat dalam salah satu halaman catatan buku besar dan halaman diberi nomor urut satu halaman catatan buku besar dan halaman diberi nomor urut yang dianggap sebagai nomor anggota.

Pada halaman tersebut terdapat kolom-kolom : nama, alamat peminjaman, tanda tangan petugas, tanggal peminjaman dan tanggal kembali.

2.     Sistem Slip/ Bon Pinjaman
Sistem peminjaman dengan menggunakan slip/bon pinjam yaitu : nama peminjaman, alamat peminjam, data bahan pustaka, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, tanda tangan peminjaman.

3.     Sistem kartu Buku
Sistem peminjaman yang pencatatan peminjamna dilakukan pada kartu buku yang ada pada bahan pustaka. Apabila bahan pustaka dipinjam, maka kartu buku dicabut oleh petugas dan kartu buku dicabut oleh petugas dan kartu buku disusun berdasarkan tanggal pengembalian.


D.   KARTU ANGGOTA
Ada beberapa macam kartu anggota yang dapat dipilih salah satunya atau secara kombinasi untuk digunakan di perpustakaan bersangkutan.
·        Kartu identitas, yang hanya memuat nomor registrasi/anggota, nama, alamat, tanggal berlaku keanggotaan.

·        Kartu peminjam, yang memuat data yang sama seperti kartu identitas hanya ditambah dua kolom untuk mencatat transaksi peminjaman.

·        Sistem bon, dibuat rangkap dua atau tiga, dimana setiap buku yang dipinjam harus ditulis dalam satu bon, lengkap dengan nama peminjam, alamat, nomor buku, judul buku, nama pengarang, dsbnya. Satu lembar untuk peminjam, yang lain untuk catatan perpustakaan. Sistem ini kurang efisien dari segi waktu karena peminjam harus menulis bon sebanyak buku yang dipinjam.

·        Kantung buku, berupa kantung-kantung kecil berisi nama anggota, nomor registrasi, alamat, tanggal berlaku keanggotaan,diberikan kepada anggota sesuai dengan jumlah buku yang boleh dipinjam. Setiap kali anggota meminjam, ia harus menyerahkan satu kantong buku untuk setiap judul yang dipinjam.

Untuk perpustakaan sekolah atau masyarakat sebaiknya menggunakan kartu identitas yang kini lazim digunakan di banyak perpustakaan. Bentuknya yang seperti KTP memudahkan orang menyimpannya dalam dompet sehingga selalu dibawa dan bisa sewaktu-waku datang ke perpustakaan untuk meminjam buku. Pasangan kartu identitas ini adalah kartu peminjam untuk setiap anggota yang disimpan di bagian peminjaman.

Catatan : untuk perpustakaan yang anggotanya terbatas dan buku yang akan dipinjamkan belum banyak, kartu peminjam dapat diganti dengan buku tulis.

Buatlah kolom-kolom dalam buku untuk : 1) tanggal mulai dipinjam, 2) nama/nomor angota, 3) judul buku, 4) tanggal harus kembali, 5) paraf peminjam. Cara ini juga tidak memerlukan kartu buku. Ditiap buku cukup ditempelkan kartu (kertas) tanggal kembali saja.

·        Pas foto terbaru, setiap calon anggota umumnya diminta menyerahkan pas foto sekurang-kurangnya dua buah, satu untuk ditempel di kartu anggota dan satu untuk ditempel di buku registrasi. Ini terutama untuk perpustakaan masyarakat/umum di kota-kota besar yang anggotanya tersebar.

Beda dengan perpustakaan desa atau perpustakaan sekolah, yang penggunaannya sudah tertentu yaitu anggota masyarakat sekitar dan murid-murid yang dikenal oleh petugas perpustakaan dan guru setempat, faktor pas foto dapat diabaikan.

1)    Administrasi Pelayanan Kartu Anggota Perpustakaan Sekolah
Karena pengguna perpustakaan sudah tertentu orangnya, yaitu siswa dan guru di sekolah tersebut,maka syarat keanggotaan terkait dengan pendaftaran masuk sebagai siswa di sekolah tersebut. Oleh karena itu, kartu pelajar juga dapat berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan.

Namun demikian, tetap diperlukan peraturan perpustakaan untuk menentukan buku apa dan berapa banyak yang boleh dipinjam serta lama peminjaman. Sanksinya pun perlu ditetapkan bagi yang melanggar ketentuan, namun dengan penuh kebijaksanaan dan kehati-hatian agar tidak mematikan minat siswa berkunjung ke perpustakaan.

Peraturan in dipasang di meja sirkulasi, dipapan pengumuman tiap kelas dan ditempat-tempat lain yang mudah terlihat oleh siswa. Tulisan peraturan dibuat lebih besar dari ukuran mesin ketik biasa, agar mudah membacanya.

Berbeda dengan anggota masyarakat, perpustakaan sekolah memiliki anggota yang secara otomatis terdaftar di perpustakaan begitu seseorang menjadi murid atau guru di sekolah bersangkutan.

2)    Tata Cara Penerimaan Anggota Perpustakaan Masyarakat
Tata cara penerimaan anggota perpustakaan perlu ditetapkan sesederhana mungkin. Pertama pendaftar diminta membaca dengan seksama peraturan perpustakaan sebelum ia mencatatkan nama untuk menjadi anggota.

Formulir pendaftaran diberikan kepada calon anggota untuk diisi dengan nama pendaftar,alamat rumah/pekerjaan, jabatan atau pekerjaan, nomor telepon kalau ada, dan tanggal mengajukan pendaftaran.

Sebuah fotokopi KTP, atau tanda pengenal lain yang sah perlu dilampirkan. Apabila fotokopi sulit diperoleh, cukup dicatat nomor KTP/SIM atau tanda pengenal yang lain. Dalam formulir perlu dicantumkan kalimat yang menyatakan bahwa pendaftar setuju dan patuh pada peraturan perpustakaan yang kemudian dibubuhi tanda tangannya.

Sekali lagi, harus diingat,kondisi masyarakat berbeda-beda dan ada masyarakat yang kurang paham dan kurang menyenangi birokrasi berlebihan, sehingga urusan menjadi anggota perpustakaan ini menjadi momok bagi mereka.

Walaupun prosedur keanggotaan ini dimaksudkan untuk ketertiban, haruslah dilakukan cara yang lebih kreatif dan inovatif untuk membuat orang tidak enggan menjadi anggota. Peraturan yang terlalu ketat dan prosedur yang birokratis akan menyebabkan para calon anggota mengurungkan niatnya.

Formulir yang telah diisi, lalu disusun dalam file menurut nama pendaftar. Disamping file formulir pendaftaran ini, penting sekali kita memiliki buku registrasi atau lazim disebut buku induk angota perpustakaan. Buku ini berfungsi sebagai alat untuk mengetahui jumlah anggota ganda, mencatat uang pangkal, uang iuran tahunan bila diperpanjang dan catatan-catatan lainnya.

Oleh karena itu, urutan keterangan dalam kolom-kolom buku registrasi ini dimulai dengan tanggal mulai jadi anggota,nomor registrasi, nama anggota, uang pangkal, uang iuran tahunan (misalnya untuk lima tahun kolom).


E.   STATISTIK
Statistik adalah ilmu tentang pengumpulan data, menggolongkan, mentabulasi, dan menganalisa suatu kegiatan. Dalam perpustakaan yang disebut statistik adalah catatan angka-angka yang dikumpulkan, ditabulasi, digolongkan mengenai kegiatan perpustakaan.

Statistik berfungsi dalam beberapa tujuan yakni :
a.     Menyusun laporan.
b.     Mengukur efisiensi berbagai kegiatan dan kinerja pustakawan.
c.      Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.
d.     Bahan pertimbangan dalam penambahan anggaran dan staf.
e.      Sebagai evaluasi kemajuan atau keberhasilan perpustakaan.

Unsur-unsur yang harus dilaporkan yakni :
a.     Pengadaan bahan pustaka : jumlah koleksi yang dibeli, hadiah. Data ini kelompokkan berdasarkan jenis koleksi dan subyek.
b.     Pengolahan bahan pustaka : jumlah koleksi yang dikatalog dan yang diklasifikasi.
c.      Keanggotaan : jumlah angota yang jumlah pengunjung.
d.     Koleksi yang dipinjam : buku yang dipinjam berdasarkan subyek.
e.      Layanan rujukan : jumlah pertanyaan yang masuk, pertanyaan yang terjawab dalam waktu singkat.
f.       Jasa reproduksi : jumlah koleksi yang direproduksi, jumlah yang difotokopi.

Sumber :
http://mursi63.blogspot.co.id/2011/12/administrasi-perpustakaan.html


Artikel Terkait

No comments:

Post a Comment